経営理念に「ひとりひとりの生活に、彩と豊かさを」と掲げ、情報技術による心の豊かさの追求と、愛あふれる社会への貢献を続けている株式会社Ai.Connect(https://ainet.life/)。同社は、2009年の創業時からGoogle Workspace（導入時はGoogle Apps）を契約して、全社員でGmailを利用しています。同社は、経営企画部の主導によりPマーク対応やPPAP対策を推進するため、2021年4月からActive! gate SSを導入しました。そして、退職した社員のメール管理やコンプライアンス強化のために、Gmailのアーカイブを目的として、2022年9月にActive! vault SSも導入しました。

Ai.Connect 本社

Gmailのアカウント管理に関する煩雑さが課題

株式会社Ai.Connect
経営企画本部 経営企画部
人事総務課 部長代理
一楽 元氏

先行導入していたActive! gate SSへの信頼性を高く評価

Active! vault SSを知ったきっかけについて一楽氏は「Pマーク対応やPPAP対策として、2021年4月からActive! gate SSを導入していたので、クオリティアの製品については、いろいろな案内をもらっていました。その中に、Google WorkspaceのGmailに対応したアーカイブサービスとして、Active! vault SSがあると知りました。Active! gate SSの運用を通して、クオリティア社のサービスには高い信頼感を抱いていたので、同じ会社のアーカイブサービスならば、安心できると考えました」と振り返ります。

そして「Active! vault SSの導入では、クオリティアのサポートを活用しました。オンライン会議でこちらの管理画面を共有し、サポート担当の方に指示を出してもらいました。おかげで、短期間で安心してアーカイブの運用を開始できました」と一楽氏は説明します。

アーカイブのコストと管理負担が軽減しコンプライアンス対応も強化

Active! vault SSを導入した成果について、一楽氏は「コストパフォーマンスのいいメールアーカイブを導入できました。また、運用面では負担が大幅に軽減されました。必要なときに、アーカイブされているメールデータを閲覧するだけなので、専門のスタッフがいなくても退職者のメールを容易に検索できます。また、Active! vault SSによるバックアップの安心感も得られました。保存期間1年のプランには、期間を超過したメールデータのメディア送付サービスがあるので、長期なアーカイブデータの保持が可能になりました。現在は、今年の9月以降に送られてくるメディアの保管方法を検討しています。」と評価します。

さらに「Active! vault SSのアーカイブによって、コンプライアンス対応も強化されたと思います。もし、なにか問題が発生したときにも、アーカイブされているメールの内容を検索できるので、コンプライアンスの観点からは、監査機能が充実されたと受け止めています。それに加えて、退職した社員のメールアカウントを維持し続ける必要もなくなったので、Google Workspaceのライセンス管理も利用している社員数に合わせられるようになり、ライセンス費用も最適化されました」と効果を補足します。

さらなるセキュリティ対策の強化と社員の意識向上も推進

今後に向けた取り組みについて、一楽氏は「情報システム部門の立ち上げを計画しています。専門のチームを編成して、セキュリティ対策も強化していきます。特に、Emotet(エモテット)などの脅威に備えていくために、さらなる防御策も検討していきます。それに加えて、社員の情報セキュリティ意識も高めていく必要があると感じています。その一環として、メール訓練なども効果的ではないかと考えています。クオリティアには、標的型メール攻撃対策のソフトウェアと訓練サービスがあると聞いているので、今後も当社の情報セキュリティ対策に有用な情報とサービスを提案してもらえたらと願っています」と展望を語ります。