導入事例
フルラインナップで導入し、メール環境の統一とセキュリティ対策を強化。生産性を落とすことなく円滑なテレワークを実現
鈴与シンワートは大規模情報システムの開発、人事・給与・会計などの業務ソリューション及びアウトソーシングの提供、ならびにデータセンター＆クラウドサービス事業を展開しています。
同社は、220年の歴史がある鈴与グループの一社として、「共生（ともいき）」という理念の下、情報サービス分野で、お客様のDX（デジタルトランスフォーメーション）化を推進しています。
同社のDX推進部では、2016年からメール環境の統合を目的にActive! mailとActive! gateを導入しました。
加えて、迷惑メール対策やコンプライアンス対応のために、2020年からはActive! hunterとActive! vaultを採用しています。
鈴与シンワートでは、2016年からActive! mailを活用しています。その導入の背景について、同社DX推進部の山田昌洋氏は次のように振り返ります。
「Active! mailを採用する以前は、自社で運用しているメールサーバーと各社員の個別のメールクライアントを利用していました。ITスキルが高い社員が多いため、どのメールクライアントでアクセスするかの指定はしていませんでした。その結果、メールのトラブルが発生するたびに、対象社員のメールクライアントを個別に確認し、対処していたため、サポート業務に負担がかかっていました。ときには、サポート担当が把握していないメールクライアントを使用している社員もいたため、対応に時間がかかることもありました」
メールクライアントの不統一によるサポート業務負荷の増加に加えて、Active! mail導入のきっかけとなる、大きな変化がありました。その経緯について山田氏は「2015年に、業務PCのシンクライアント化を実施しました。その結果、PCのストレージ容量が減少したことにより、メールボックスの容量が超過する問題が一部で発生しました。当時は、社内通達などもメールで配信していたので、受信メールのフォルダサイズが増加しがちでした。シンクライアントでメールを利用すると、受信したデータは仮想サーバーのストレージに保存されるため、短期間で容量不足になり、メールの受信ができなくなることもありました。こうした理由からも、Webメールの導入を推進しました」と説明します。
鈴与シンワート株式会社
DX推進部
山田 昌洋氏
「数社のWebメールの製品内容・機能・事例などを比較検討した結果、弊社内ではWebメールをActive! mailで統一することを決めました」と山田氏は選定の理由を説明します。
鈴与シンワートは、Active! mailを採用した際に、Active! gateも同時に導入することを決定しました。その背景について、山田氏は次のように述べます。「各社員がメールクライアントを各々で選択し利用していた時は、メールの誤送信も問題になっていました。全社規模でWebメールに統一するにあたり、総合的なメール誤送信対策が必要だと判断しました。そこで、同じ開発メーカー（クオリティア）のActive! gateを組み合わせることが最善と考えました」
2020年にセキュリティ強化を目的とした迷惑メール対策として、新たにActive! hunterを採用しました。その経緯について、山田氏は「以前は、迷惑メール対策に外部サービスを使っていたため、社外からのメールが届かない場合、社員からサポート担当宛に問い合わせがありました。なぜそのメールが迷惑メールだと判断されたのか調査するためのログを取得しなければなりませんが、要望通りの詳細なログが得られませんでした。そこで、迷惑メール対策も自社対応する方法を検討しました。
ちょうどその際、迷惑メール対策リプレイスキャンペーンで、Active! hunterが通常時よりも安価に導入できることを知り、同じクオリティア製品で統一した方が、運用面も統一されサポート担当の稼働工数が削減されることから、Active! hunterの導入を決めました」と説明します。
Active! hunterの導入と同時に、鈴与シンワートではActive! vaultも採用しました。その理由について、山田氏は「メールアーカイブは、フリーのソフトウェアを使用し、自社で構築していました。構築当初は、問題なく運用していましたが、使用期間が長くなるにつれ、メールアーカイブが約5TBと肥大化したため、使用中のソフトウェアではメールアーカイブ検索の動作が鈍化し実質利用が困難になりました。コンプライアンスの観点からも、メールアーカイブ検索は重要な課題です。そこで、サポートが充実したメールアーカイブソフトへの切り替えを決めました。その際、他ツールと同様、Active! mailとの相性がいいActive! vaultが最善と考えました」と話します。
Active! mailとActive! gateの導入により、鈴与シンワートのメール環境は、大きく改善されました。その中でも、運用負荷の削減は、大きな成果となっています。山田氏は、「シンクライアントのストレージ容量が少ないため、Active! mailで容量の制限ができる点も評価しています。加えてメールが届かないなどの問い合わせがあった際も、サポート担当が簡単に確認できるので、再送の設定など迅速な対応が可能になり、運用の負荷が大幅に減りました」と説明します。さらに「Active! mailの画面からActive! hunterへSSO（シングルサインオン）できるアイコンを活用していますので、社員自身で迷惑メール対策の設定を変更したり、解決することも可能となり、その分問い合わせ数が減りました。また、Active! gateの承認機能は柔軟な設定が可能なので、複雑な承認フローにも対応できる点を評価しています。例えば、誰かがメールを送ったら、一名のみが承認権限を有するのではなく、複数の代理承認者を設定できるフローも、Active! gateなら容易に設定できるので助かっています」と山田氏は話します。
鈴与シンワートでは2020年PPAP問題が提議されるはるか以前、2016年のActive! gate導入時から、添付ファイルのWebダウンロードを活用しています。山田氏は「2016年から添付ファイルはダウンロード形式に変換して、パスワードとURLを送信する方法に切り替えました。設定の変更は容易で、添付ファイルがダウンロード形式に切り替わっても、大きな混乱はありませんでした。社員は、いつも通りにファイルを添付すると、Active! gateが自動的にWebダウンロード形式に変換してくれるので、社員もサポート担当も負荷なく利用できています」と説明します。
Active! mail/gate/hunter/vaultをトータルで活用して、安全で安心なメール環境を構築している鈴与シンワートでは、コロナ禍でも生産性を落とすことなく、社員の大半が円滑に在宅勤務をしています。山田氏は次のように述べます「シンクライアントへの移行とWebメール化は従前から実施していたので、2020年4月より実施している在宅勤務へは円滑に移行できました。弊社では、グループウェアのPOWER EGGとActive! mailを連携させて、PCやスマートフォンから、SSO（シングルサインオン）で活用しています。社員は、自宅のシンクライアントからPOWER EGGにログインするだけで、スケジュール確認、新着メールの確認、メールの返信などの操作をPOWER EGG上で行えるため、効率よく業務を進めることができています」
鈴与シンワートでは、S-Port Cloudという法人向けクラウドサービスを提供していますが、そこでもPOWER EGGとActive! mailの連携に加え、標的型メール攻撃対策製品のActive! zoneなどを組み合わせたソリューションを提供しています。今後は、社内で培った実績やノウハウを新規既存問わず、多くの顧客に提案していく考えです。
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