オンプレミスで運用していたメールをOffice 365に交換するための条件

株式会社ミツウロコクリエイティブソリューションズは、同社に株式会社ミツウロコ本社に設置されていた情報システム部門である監理部システム企画担当が合流して、グループ企業全体のIT戦略を支えている。そのミツウロコクリエイティブソリューションズのシステム統括部システム企画部の高橋潤次長は、Office 365を導入した経緯について、次のように切り出す。

「Office 365の検討を開始した2013年当時、オンプレミスで運用していたメールサーバーは、毎日夜間に停止してバックアップを作成する運用をしていました。また、サーバーの保存領域を確保するために、一定期間以上経過した過去のメールをすべて削除し、ユーザーの使い勝手を犠牲にしていました。外部に送信するメールの添付ファイルには、セキュリティ対策として自動的に暗号化するサーバーも併用していましたが、こちらもオンプレミスで運用していたため、サーバーダウン時はメールを送信できないなど、ユーザーに迷惑をかけていました。モバイルPCやスマートフォンなど外部デバイスからのアクセスは、すべて遮断していたため、セキュリティ面では堅牢なメールの運用を実現していましたが、外出先でのメール確認など利便性を向上させるためには、クラウドへの移行が必須だと考えていました」

クラウドメールの選定にあたっては、世間での導入実績や使い勝手などに配慮して、Office 365が選ばれたという。

「Office 365を採用すると決めてから、オンプレミスのメールサーバーと比較したときに、不足している機能がありました。それが、添付ファイルの暗号化や、意図しないメールが外部に送信されてしまうことを防ぐ、誤送信防止のためのフィルタリングの機能でした」と高橋氏はOffice 365の採用における課題を振り返る。

添付ファイル処理の使い勝手を評価してActive! gate SSを採用

「せっかくクラウドメールを採用するのに、添付ファイルを暗号化するシステムをオンプレミスで運用してしまうと、サーバーダウン時はメールを送信できないなどの課題は解決できず、ユーザーの使い勝手の悪さが残ってしまいます。そこで、クラウドサービスで添付ファイルを自動的に暗号化してくれるソリューションを探しました。

そのときに、Active! gate SSともう一つの製品が候補に上がったのです。そこで、コストを比較したときに、使いたい機能を安価に導入できる点を評価して、Active! gate SSを採用しました」と高橋氏は選定の理由を話す。続けて、「添付ファイルを暗号化するだけではなく、Active! gate SSでは一定の容量を超えるとファイルを自動的にWebダウンロード形式に切り替える機能に注目しました。当社では3メガを超えるファイルは切り替えるという設定にしていますが、Webダウンロードは自動的に行われるので社内のユーザー自身は意識することなく送付ができます。これは、システムを運用する側にとっては、説明する必要がなく負担を軽減する大きなメリットでした。また、用意されている設定画面が直感的にとても簡単に扱えるのでOffice 365とActive! gate SSを同時に開通できる点も魅力でした。」。 ミツウロコグループホールディングスでは、導入時に添付ファイルに関する設定だけではなく、送信時にチェックするメールの内容なども設定した。「初期に設定した条件から2年経過しても仕様変更なく使えています。それだけ基本的な設計がしっかりしているのだと、現在も安心しています」と高橋氏は補足する。

誤送信防止を活用したメールのフィルタリングでコンプライアンスも強化

添付ファイルの自動暗号化に加えて、ミツウロコグループホールディングスが、Active! gate SSの採用において注目したのが、送信メールの内容をチェックして誤送信を防ぐフィルタリングの機能だった。「コンプライアンスを強化する目的で、社内から不正なメールが外部に送信されないようにする仕組みが必要でした。そこで注目したのが、Active! gate SSの誤送信防止に用意されていた送信メールのフィルタリング機能です」と高橋氏は採用を後押しした、もう一つの機能について話す。

Active! gate SSでは、管理者などが設定した条件に合致したメールを 一時的に保留にしたり、送信を拒否したり、上司に承認を求めたりする送信保護の機能が備わっている。ミツウロコグループホールディングスでは、この機能を応用して、あらかじめ定義した単語や一定の条件に合致した内容が含まれたメールは、容易に送信できない仕組みを構築した。

「全社員には、不正なメールがないかフィルタリングしている旨は伝えています。ただし、どんな単語がチェックの対象になるかやどんな条件の時にフィルタリングがかかるかは、公開していません。そうすることで、自ずとメールの利用に社員が配慮するようになり、結果として社内のコンプライアンスが強化されることを期待しています」と高橋氏は誤送信防止を活用する意義を語る。

Active! gate SSによる添付ファイルの暗号化と誤送信防止を活用したフィルタリングをOffice 365に組み合わせて、同グループ全体で2014年からクラウドメールの運用がスタートした。

添付ファイルのWebダウンロードの便利さを実感し今後も利便性を追求していく

「当グループが採用した運用プランの中には、サイズの大きな添付ファイルのWebダウンロードも含まれていたのですが、これまでは送信する一方で、受信したことがなかったのです。それが先日、たまたま同じActive! gate SSを利用しているお客様からメールをいただいて、はじめてWebダウンロードで添付ファイルを受信しました。自分で使ってみると、これはとても便利な機能だと実感したのです」と高橋氏はActive! gate SSの採用を評価する。 2014年のカットオーバーから約2年が経過し、Active! gate SSによる添付ファイルの暗号化と送信メールのチェックは、安全な運用を継続し続けている。

「最大の成果は、クラウドサービスを組み合わせたことで、ユーザーの利便性が上がっている点にあります。これからも、継続的にActive! gate SSは利用していきますから、より安全で安心で、さらに安価で運用できるプランやサービスが登場したときには、すぐに提案してもらいたいと思います」と高橋氏は期待を述べた。

取材御担当者：ミツウロコクリエイティブソリューションズ
システム統括部 システム企画部 次長　高橋 潤様