ミサワホーム株式会社ITソリューション部の高島巌部長は、メールの誤送信防止に向けた取り組みの歴史について、次のように切り出します。 「当社は、2011年11月に連結対象の47社を含めて、1万アカウントのGmailを導入しました。それ以前に利用していたオンプレミスのメールからクラウドに移行して、社員のGmail利用が促進されました。当社のお客様は、人生で最も高額な買い物と言われる「住まい」を購入される方々ですので、メールによる連絡でも個人情報の保護は必須となっていました。1万人超の担当者が送信するメールの多くが、個人のお客様に向けた内容になります。住宅販売のイベントやキャンペーンがあれば、担当者がそれぞれのお客様にメールで案内を送信します。そのときに、万がーでも個人情報が漏えいするような内容があれば、多大なご迷惑をおかけしてしまいます。そこで、グループ各社への情報リテラシー教育とあわせて、ツールによる誤送信防止にも取り組んできました」

ITソリューション部で、メールの誤送信対策に取り組んできたソリューション課の森嶌浩之氏は、過去の状況について、次のように振り返ります。 「誤送信対策を具体的に検討したのは、Gmailを導入してから数年後でした。きっかけは、メール送信時のCcとBccの使いわけに関する現場社員からの問い合わせでした。複数のお客様にキャンペーンなどのメールを送信するときに、どちらを使うべきか迷っているという内容でした。ITソリューション部としては、Bccの利用を提唱していたのですが、徹底するにはツールの導入が必要だと考えて、2015年から誤送信対策の製品をいくつか検討しました」

2016年の選定時には、Active! gate SSを含めて数社の製品が比較検討されました。そして「当時は、Active! gate SSの採用には至りませんでした。以前に比較検討したバージョンには、当社の期待する機能が含まれていなかったからだと思います。ただ、その当時にノベルティのレトルトカレーをいただく際に『賞味期限が切れる頃に思い出してください』とのメッセージが印象的だったので、他社の誤送信対策を導入した後も、Active! gate SSという製品名はずっと記憶にありました」と森嶌氏は過去の経緯に触れます。

誤送信対策が導入されてから数年が経過して、ITソリューション部では新たな課題に直面しました。その原因について森嶌氏は「以前に導入した誤送信対策サービスの仕組みが変更される、という案内が届きました。その仕様変更により、当社で運用しているシステムでは、継続して利用できないと判明したのです。もちろん、ITソリューション部としても仕様変更への対応策を求めたのですが、仕様上難しいという返答が来たので、以前に比較検討したActive! gate SSを思い出しました」と説明します。

また、高島氏も「Google Workspaceなどの運用を委託している外部のITパートナーも、Active! gate SSを推奨していました。それに加えて、PPAP問題への対応も課題でした。添付ファイルの暗号化ではなく、Webダウンロードにも対応しているActive! gate SSならば、PPAP対策になると考えて、2020年から切り替えを積極的に検討するようになりました」と補足します。さらに森嶌氏は「誤送信対策の切り替えは、当社にとっても大きなリスクを伴うので、検討にあたっては、クオリティア様の担当者と綿密な相談と打ち合わせを繰り返しました。これまで利用してきた誤送信対策がすべて利用できるか、あるいはそれ以上の機能や性能があるのか、実際の運用を想定した質問の一つ一つに、とても丁寧な回答をもらえたので、これならば安心して切り替えられると確信しました」と選定の経緯を話します。

Active! gate SSへの切り替えを決断したITソリューション部では、円滑な更新を実現するために、並行運用の期間を設けました。その運用における工夫について、森嶌氏は「全国に数十ある販売会社のシステム担当者に協力してもらい、メールの中に“マジックワード（特定のキーワード） ” を入力すると、誤送信対策にActive! gate SSが動く仕組みを構築しました。トータルで1万人を超える規模の運用切り替えとなると、現場でどのようなトラブルが発生するか未知数でした。そこで、並行運用を通して問題点を洗い出そうと考えたのです」と説明します。

ITソリューション部で、Gmailなどの運用をサポートしユーザーの立場としても誤送信対策を利用してきた情報システム課の木村美和子氏は、並行運用から本番に至るまでのActive! gate SSの仕様について、次のように評価します。「マニュアルがなくても、すぐに利用できたので、Active! gate SSは分かりやすかったです。また、送る側の操作性が良いだけではなく、メールを受け取った側の使い勝手も改善されていると感じました。特に、添付ファイルのWebダウンロードを受け取る方法を解説している文面や、実際の操作がActive! gate SSは簡単だと思いました」

森嶌氏は「約3カ月の並行運用でも、Active! gate SSの利用は好評でした。大きな問題も起きなかったので、2021年7月に採用を決めて、9月から本番稼働をスタートしました」と話します。