『予想を超えた満足』を実感していただくために、顧客に寄り添い二人三脚で多様なクラウドの組み合わせを提案する株式会社ケイズコーポレーション。1991年に創業した同社は、Salesforceトップコンサルティングパートナーとして、Salesforceを基軸に最適なソリューションを提案し続けています。同社の情報セキュリティ基本方針では、社内体制や情報セキュリティポリシーを整備し、従業員も知識や技術を習得して情報セキュリティに取り組んできました。そして、さらなる情報セキュリティ強化のために、10社のサービスを比較検討し、メールの誤送信防止とPPAP対策のためにActive! gate SSを採用しました。

PPAP対策のWebダウンロード導入と誤送信防止が急務

株式会社ケイズコーポレーション
コーポレート本部 業務支援部
情報システムグループ・開発推進グループ
ゼネラルマネージャー
竹本　康晃氏

10社のサービスを詳細に比較検討しActive! gate SSを選定

PPAP対策とメールの誤送信防止に取り組んだ竹本氏は「2つの課題を解決するため、10社のサービスのカタログなどを取り寄せて比較しました。Webダウンロードと誤送信防止をひとつのサービスで利用できる方が、複数のサービスを組み合わせるよりもコストパフォーマンスに優れていると判断しました。最終的には、サービスを提供している会社の規模や、ISMS（情報システムマネジメントシステム）などの認証を取得しているか、サポートは充実しているかなどを総合的に検討して、Active! gate SSを選定しました」と説明します。

Active! gate SSの採用を決めた2023年6月から、竹本氏を中心とした情報システムグループでは、導入に向けた事前検証をスタートしました。その経緯について、竹本氏は「検証は情報システムグループだけではなく、実際に社外とメールのやり取りが多い営業部門などのメンバーもピックアップして、先行して使ってもらうようにしました。その結果、誤送信防止として一時保留したメールの案内が届くまでの時間など、いくつかの改善要望が寄せられました。そこで、クオリティアに問い合わせて、それらの改善方法などを丁寧に教えてもらいました」と振り返ります。

丁寧な事前検証と使い勝手を重視したカスタマイズにより全社導入をスムーズに実現

事前検証に1カ月ほどの期間をかけて、業務部門での使い勝手を重視した結果、「メール誤送信防止のための一時保留で表示される確認画面をカスタマイズしました。当社では誤送信防止を強固にするため、宛先とドメイン、件名、添付ファイルのチェックを必須としています。しかし検証期間中に『宛先はまとめてチェックできないか』という要望が寄せられました。そこで、クオリティアに問い合わせてカスタマイズの方法を教えてもらって対応しました」と竹本氏は話します。

一時保留を案内する時間の短縮や、確認画面のカスタマイズにより、Active! gate SSを当社の運用にマッチした使い方に調整できたことで、全社導入はスムーズに進みました。 竹本氏は「事前に簡単な案内を全社員に送っていたので、大きな混乱もなく導入は進みました。また、Active! gate SSの導入後に『URLアクセスを禁止している取引先がある』という問い合わせが社員からあったときにも、特定の宛先についてはZip暗号化で送信する、という設定を追加するだけで対処できました」とActive! gate SSの対応力を評価します。

さらなるセキュリティの強化として上司承認などの機能も検討

Microsoft 365の誤送信防止とPPAP対策にActive! gate SSで対応してきた竹本氏は「導入から半年が経過しましたが、Active! gate SSによるWebダウンロードと一時保留の機能には満足しています。メールの添付ファイルに関しては、PPAP対策という目的に加えて、誤送信防止の一環として活用しているので、相手がダウンロードする前であればキャンセルできるWebダウンロードを中心に利用していくと思います。また、現在は利用していませんが、上司承認の機能にも注目しています。お客様に送信するメールに関しては、セキュリティ対策という観点に加えて、失礼のない文面かどうかを上長も確認するようになれば、対外的な信頼や心象も向上できると思います」と今後に向けた取り組みや展望を語ります。