首都圏及び東海、近畿、四国、九州地方の全国207店舗（※1） で賃貸仲介業を行うハウスコム株式会社。同社は「住まいを通して人を幸せにする世界を創る」というビジョンを掲げ、その仲介件数は業界第一位（※2） を誇ります。また「テクノロジーのチカラで、住まいの形を変える」サービスを提供している同社では、充実した顧客向けのサイト構築を行っています。そして、社内に向けたITサービスでは、ITシステム部が中心となって2020年にMicrosoft 365のExchange Onlineを導入し、メールの誤送信防止や上長への自動転送を実現するために、Active! gate SSを採用しました。

※1 賃貸仲介店舗207店舗(ハウスコム直営182店舗・宅都直営24店舗・FC1店舗) (2022年3月24日現在)
※2 大東建託グループ全体

オンプレミスからExchange Onlineへの移行に際して
上長への自動転送が必須

ハウスコム株式会社のITシステム部で、Active! gate SSの導入を推進してきた北川博之氏は、その経緯を次のように振り返ります。 「当社のメールは、2020年までオンプレミスで運用していました。スパム対策ソフトなどを組み合わせて、セキュリティ対策も整えていました。しかし、2020年の春にオンプレミスからクラウドへの移行を推進する取り組みの一環で、メールサーバーもクラウドサービスを利用することになりました。」

クラウドへの移行を検討していたメールの利用環境について、北川氏は「当社のメールは、店舗向けに自社開発したCRM（顧客管理)システムから利用する仕組みを構築してきました。そのおかげで、店舗のスタッフはメールクライアントを意識することなく、CRM利用の一環として、お客様にメールを送信できるようになっています。また本社では、グループウェアに装備されているメールクライアントを利用しています」と説明します。

メールのクライアント環境は変更せずに、オンプレミスのメールサーバーのみをクラウドに移行する検討を開始したITシステム部では、一つの課題に直面しました。「オンプレミスのメールサーバーでは、メールの送信先に上長をCcに自動で追加する機能を作り込んでいました。そのため、クラウドのメールサーバーに切り替えてしまうと、その機能が使えなくなるので、何らかの対策が必要になりました」と北川氏は話します。

3社の提案の中からActive! gate SSを提案したパートナーを採択

クラウドで提供されるメールサービスにExchange Onlineを選定した経緯について、北川氏は「3社のパートナーから提案を受けました。そのうちの2社が、Exchange Onlineの利用を推奨してきました。

その2社では、当社で希望していた上長へのCcを自動で追加するための提案内容に違いがありました。2社のうち1社が、Active! gate SSを提案していました。その提案をしてきたパートナーの担当者が、とても信頼できる人物だったので、Active! gate SSを選んで間違いないと確信して導入を決めました」と選定の理由を説明します。

2020年の春から検討を開始したメールサーバーのクラウド移行は、Active! gate SSによる上長への自動Cc機能が決め手となり、Exchange Onlineが採用されました。そして、2021年から移行プロジェクトがスタートし、同年9月に運用がスタートしました。

PPAP問題への対策にActive! gate SSのWebダウンロードに注目

Exchange OnlineとActive! gate SSを組み合わせたメールサービスの利用について、北川氏は「Active! gate SSによる上長をCcへ自動追加する機能は、期待通りに機能しています。パートナーからの提案を信頼して良かったと評価しています」と成果を話します。

さらに、Active! gate SSの導入後に新たな課題を解決する糸口も見出しています。その背景について、北川氏は「2021年の後半あたりから、当社でもPPAP（パワード付き添付ファイル)問題への対策を検討するようになりました。

もともと、当社では本社や店舗でのITリテラシー教育を推進していて、メールに添付するファイルに個人情報など重要な内容が含まれているときには、暗号化して送るようにしていました。しかし、PPAP問題に対応するためには、暗号化ではなく別の解決策が必要になりました。そこで、改めてActive! gate SSの標準機能であるWebダウンロード機能が有効に活用できるのではないかと注目しています」と振り返ります。

Active! gate SSでは、管理者や利用者が設定した条件で、メールの添付ファイルを分離してメール本文のみを送信します。分離された添付ファイルは、別のメールで送信されるパスワードを使用して、Webからダウンロードできるようになります。パスワードをヒントだけ通知すれば安全性は確保されます。 北川氏は「暗号化ファイルの添付は、スマートフォンでメールを開くお客様が『暗号化されたファイルを閲覧できない』という問題もあります。

それに対して、Webダウンロードならばスムーズに対応できると思います」と注目し、「Active! gate SSのキーワードによるフィルタリングも活用しようと計画しています。一律で添付ファイルをWebダウンロードにしてしまうと、お客様に毎回パスワードを入力してもらうことになるので、ご不便をおかけする心配があります。当社のビジネスでは、店舗から個人のお客様にメールを送信する頻度が多いので、キーワードを工夫して添付ファイルの重要度に合わせたコントロールができないか検討しています」と取り組みに触れます。

上長承認などの機能も活用して安全性と利便性の両立に取り組む

今後に向けた取り組みについて、北川氏は「Webダウンロードの利用にあたり、本社のグループウェアや販売店のCRMに設定している添付ファイルのサイズ制限を変更する予定です。オンプレミス時代のメールボックスの保存容量に配慮して、かなりサイズを制限していたので、今後は解放していきます。

また、Active! gate SSの上司承認機能を活用して、内部での事前チェックも検討しています。Webダウンロードの利用にしても上司承認にしても、すべてActive! gate SSの標準機能で対応できるので、改めてActive! gate SSを選んで良かったと思っています。誤送信防止の強化は、個人情報を扱う機会の多い不動産賃貸業では、これからますます重要になっていくでしょう。

おそらく、今後もいろいろな問題が出てくるとは思いますが、Exchange OnlineとActive! gate SSの組み合わせならば、多くの課題が解決できると確信しています」と展望を語ります。