「Answers for Community 地域の数だけアンサーがある」をミッションに、上下水道事業や住宅・設備事業に再生可能エネルギー事業を展開するフソウグループ。1946 年に四国産業社として創業した同グループは2020年にフソウホールディングス株式会社を設立し、連結ベースで1,141人（2023年3月31日現在）の従業員が各事業を推進しています。同社のグループ情報システム部は、株式会社フソウ時代に社長がIT基幹の整備の必要性を認識し設立、その後、グループ会社の増加を受けてホールディングスに組織が移管され、現在はグループ全体のITインフラ運用、DX推進、セキュリティ対策などを統合的に担当しています。同部ではGmailで取引先とやり取りする添付ファイルの安全で効率的な運用を実現するために、Active! gate SSをグループ全体に導入してWebダウンロード機能を利用しています。

PPAPに代わる添付ファイルの送付方法としてWebダウンロードを検討

フソウホールディングス株式会社のグループ情報システム部は、フソウグループ全体のIT基盤の管理を担っています。現在のグループ情報システム部が整備される以前は、グループ各社、各拠点が独自にIT機器やツールを手配し、管理していました。 グループ情報システム部によれば、「当部が設立されるきっかけは、個別に管理されていたIT機器やツールなどをグループ全体で統合的に管理する部門が必要になったためとなります」。

フソウグループでは、Google Workspace を利用しています。グループ情報システム部が設立されると、同部のスタッフはGoogle Workspace の利用環境を整備すると同時に、セキュリティ対策にも取り組んできました。その経緯について、「当部ができてから、セキュリティ対策には積極的に取り組んできました。従業員が利用するパソコンへの対応から、ネットワーク環境の防御など、一つひとつ丁寧に脅威を潰してきました。そうした取り組みの中で、数年前からメールでやり取りする添付ファイルのセキュリティ対策も検討するようになりました」と振り返ります。「以前からメールの添付ファイルは暗号化して、パスワードを別のメールで送信する、いわゆるPPAPを従業員が自主的に運用していました。しかしPPAP問題が出てきた頃だったため、添付ファイルを安全に送付する方法としてWebダウンロードを検討することにしたのです」と話します。

他社の利用実績やITパートナーからの推薦でActive! gate SSを検証

添付ファイルのWebダウンロード機能を探していたグループ情報システム部は、「各社のオンラインセミナーを視聴したり、資料などを集めて比較検討しました。また、すでにWebダウンロードを利用しているお取引先がどのサービスを利用されているのかも調べました。その結果、お取引先での利用実績があり、ITパートナーの推薦もあったActive! gate SSの検証を開始しました」と選定の経緯に触れます。

Active! gate SSの導入検証は、グループ情報システム部からスタートしました。最初に部内の数名がActive! gate SSのWebダウンロードを利用しました。「送付されたメールの文頭に挿入される通知文はわかりやすさや親しみやすさを意識して調整しました。また、送信したファイルがお客様にダウンロードいただけているか確認できるように、パーソナルコントローラー（個人毎の管理／設定画面）の使い方を案内する手順書も作成しました」と経緯を振り返ります。

Webダウンロード機能により添付ファイルの送付の安全性を向上

検証を経て、2023年6月からグループ全社でActive! gate SSのWebダウンロード機能を使い始めました。その効果についてグループ情報システム部は「以前から手動でZip暗号化を実施していた部門からは、Active! gate SSによって添付ファイルがURLリンクに自動変換される点で高い評価を得られました。ただ、当社のお取引先の中には工事関係者も多く、業務でパソコンを多用されない方もいらっしゃいます。そのため、メールの添付ファイルの受け取り方が変わってしまうと、利用者を混乱させてしまい業務に影響が出るのではないかと危惧していました。現状では、お問い合わせをいただくこともありますが、すぐに解決できているので安心しています」と話します。

また「Active! gate SSの運用に携わっている担当者としては、クオリティア社のサポートの丁寧さも評価しています。検証期間中から疑問や不安に全て応えていただいて、設定に関する情報なども細かく教えてもらえました。カットオーバー後も問題が発生した際のサポートがあることで、安心して運用できています」と評価します。

メールのフィルタリングや上司承認機能の利用も検討していく

今後に向けたActive! gate SSの活用について、グループ情報システム部は「承認機能の利用を検討しています。今回のカットオーバーでは添付ファイルの安全で円滑なセキュリティ対策を優先したため、Webダウンロードだけを利用しました。しかし、外部に送信するメール全体のセキュリティを強化するためには、フィルタリングを活用した機密性の高いメールに関して上長の承認を得るようなワークフローも必要になると考えています。そのためには承認フローや検索するキーワードの選定など、機能を利用する前に社内体制の整備も必要なため、時間をかけて行っていきます」と語ります。