複数の製品を検討しオールインワンで提供されるActive! gate SSのコストパフォーマンスを評価

株式会社デザインアーク
情報システム部 次長
中部 浩司氏

現場からの「不便」という声が最大の導入効果

約1か月の検討期間を経て、情報システム部として求めている誤送信防止や添付ファイルの自動暗号化などが機能するかを確かめて、2016年10月からActive! gate SSの全社規模での運用がスタートしました。運用後の評価について正田氏は「現場からは『不便になった』という声が、当初はありました。ただ、それは我々としては良いことだと評価しています。セキュリティの強化と利便性の低減は、常にトレードオフです。導入当初は、急いでいるのにワンクッション（外部宛ての送信メールを一時保留して確認する）送信が止められてしまうことに、現場は戸惑っていました。送ったのに受け取られていない、と言われたこともあります。しかし、導入から一年が経過した現在は、もう慣れてきて、現場からも不満は出ていません。新しいシステムを入れるというのは、そういうものだと思い、導入の成果は十分にあったと思います」と話します。

また中部氏も「送信の保留時間があって助かった、という声もあります。保留する時間に関しては、標準の10分間にしています。この時間は、クオリテイアの意見を聞いて妥当だと判断して決めました。また、Office 365の導入からActive! gate SSの導入までには2年間の空きがありましたが、それでよかったかなと思っています。もしも、Office 365とActive! gate SSを同時にカットオーバーしていたら、メールの送信遅延がどちらに原因があるのか現場も混乱したと思います。Office 365の使い方に慣れてきたタイミングでActive! gate SSを導入したことで、誤送信防止などのセキュリティに対する意識を高めてもらう効果にもつながったのではないでしょうか」と評価します。

厳密な承認機能でシャドーITの危険を未然に防ぐ

送信の保留時間や承認などの基本的な設定は、Active! gate SSの標準的なテンプレートを参考にポリシーを決めた情報システム部ですが、運用後に一つ変更した項目がありました。それは、シャドーITの危機を未然に防ぐ対策になりました。

その内容について中部氏は「Active! gate SSの運用を開始してから、ある部署から『知らない宛先への承認メールが飛んでくる』という問い合わせがあったのです。その宛先を調べてみると、主に営業担当が使っているフィーチャーフォンのメールアドレスでした。会社のメールボックスに着信したメールを自分のフィーチャーフォンに転送することで、お客様への対応を迅速にしようとしていたのです」と説明します。

しかし、メールの転送は使い方によっては、シャドーITとなる危険もあります。そこで「ユーザーがメールの転送機能を使用しないというルールに変えました。この対策も現場から『不便だ』と言われました。現在では、フィーチャーフォンではなくスマートフォンでOffice 365のクラウドメールを利用する社員も増えて、「転送できなくて不便だ」という不満の声はなくなりました。また「一部の会社で、ZIPファイルを受信できない運用ポリシーがあり、それに対する設定の変更は行いました。あとは、ほとんど初期設定のままで問題なく運用しています」と中部氏は補足します。

さらに使い込むための情報交換や提案を希望

Active! gate SSの導入から一年を経過して、当初はセキュリティ対策の強化に不便さを感じていた現場も、現在は誤送信防止と添付ファイルの暗号化は当たり前のこととなり、滞りなく日常的に利用しています。運用の現状に関して中部氏は「今のところ一つだけ悩んでいるのは、暗号化されるファイルのパスワードの管理です。社員の中には、お客様への利便性を優先して、固定化したパスワードを設定したい、という要望があります。しかし、パスワードの管理画面を特定の社員に開放してしまうのは、セキュリティ上は好ましくない対応です。かといって、管理者が特定のパスワードを知ってしまうのも問題があるので、運用面で解決できるか検討しています」と話します。

また正田氏は「Active! gate SSの運用には、おおむね満足しています。ただ、セキュリティ対策にはゴールがありません。セキュリティに関する情報は、なかなか公になる機会が少ないので、クオリテイアからは今後も継続的な提案やアドバイスをもらえたらと思います」と要望を寄せました。

豊富なコーディネートノウハウにより、人々の最適な住まいを「共に創りあげる」ためのサポートを推進する株式会社デザインアークは、Active! gate SSによるメールの誤送信防止と添付ファイルの暗号化によるセキュリティ対策の強化で、取引先の企業からも信頼されるビジネスを推進しています。