自社メールサーバー容量の限界からOffice 365を採用
Active! gate SSの導入を統括してきた技術推進局情報システム部の藤本真人部長は、その体制について次のように説明します。
「弊社の情報システム部は、運用管理を担当する中京エレクトロンを含めた16名で、日々のシステム運用から社内のヘルプデスクまで、広範囲な業務を担当しています。民放テレビ局の基幹業務系システムといえる営業放送システムをはじめ、選挙システムやニュース記事をデータ放送やホームページに配信する報道CMSなど、放送と連動したITを運用しています。また、財務会計や勤怠管理などの基幹系システムや、メールやウェブなどの情報系システムなども運用管理しています。」
放送する番組やコマーシャルなどを一元的に管理する営業放送システムなどを除けば、中京テレビの情報システム部では、一般的な企業と同様のITを運用しています。そんな同部では、数年前からメールに関する課題を抱えていました。その問題について、情報システム部の山本卓也氏が振り返ります。
「弊社では自社サーバーでメールを運用していたのですが、当時は社員が利用できるメールの保存容量を500MBに制限していました。メールサーバーを導入した当初は、テキストメールのやり取りが中心で、それほど容量を必要としていなかったのです。ところが、運用から時間が経過していくと、テキストだけではなく動画などを添付する機会が多くなり、保存容量が限界に達していました。ユーザーには、できるだけまめに不要なメールを削除するようにお願いしていましたが、メールの容量を大きくして欲しいという要望も多くあがっていました」
メールサーバーの限界を実感していた情報システム部では、ストレージを増強するか外部のクラウドサービスを利用するかという検討を開始しました。
「検討は、2014年の夏頃から開始しました。その時点で弊社が2016年秋に移転することは決まっていたので、できるだけ導入に手間がかからず、移転時にも柔軟に対応できるクラウドサービスの利用が最適だと考えていました。そして、代表的な3サービスを比較検討し、Microsoft Office 365の採用を決めました」と山本氏は検討の経緯を話します。
中京テレビ放送株式会社
技術推進局 情報システム部長
藤本 真人氏
中京テレビ放送株式会社
技術推進局 情報システム部
山本 卓也氏
Office 365の採用にあたってメールの誤送信対策にActive! gate SSを採用
2014年の秋にMicrosoft Office 365の導入を決めた中京テレビの情報システム部では、2015年5月のカットオーバーに向けて準備を開始しました。その段階で、Office 365に不足している機能に気が付いたのです。
「一般の企業と違い、テレビ局では視聴者プレゼントのように、社外の不特定多数の視聴者とのメールのやり取りを行うことが、数多くあります。そのときに、もしも視聴者のメールアドレスがCc（カーボンコピー）で、別の第三者に送信されてしまえば、深刻な情報漏えい問題になってしまいます。そのため、弊社ではそうした事故が起きないように、徹底した社員教育を行なってきました。幸いにも、これまで一件もメールによる情報漏えいは発生していません。しかし、今後もずっとそうである保証はありません。また、Office 365によってスマートフォンからのメール送信が可能になり、パソコンとは違う操作でメールを送ることもあり、ユーザーがアドレスをBccに入れ忘れる心配もありました」と山本氏はOffice 365導入にあたっての懸念を説明します。
Office 365は、パソコンのウェブブラウザで利用できるOWA（Outlook Web Access）というメールの他に、専用のアプリを使うとスマートフォンからもユーザーが使えるようになっています。アプリによって利便性は高まりますが、その手軽さからメールの誤送信も懸念されていたのです。
「Office 365のメール導入にあたって、最大の課題がBccへの強制変換ができない点でした。そこで、この問題を解決できるソリューションがないか検討したところ、以前に展示会で目にしたトランスウエアのActive! gate SSの存在を思い出したのです」と山本氏はBcc対策への取り組みについて経緯を話します。
Active! gate SSのBcc強制変換の機能に注目した情報システム部では、Office 365との連携が可能かどうかを確かめるために、トランスウエアに問い合わせました。その時点で、技術的な課題に対応するために、中京エレクトロンの廣瀬茂貴氏も参加して、トランスウエアからの回答をもらっています。
「問い合わせをするとすぐに、トランスウエアの営業担当の方が弊社を訪れて、Office 365とActive! gate SSの連携について丁寧に解説し、デモンストレーションも見せてくれました。導入に関しては、コネクタを設定するだけなので、そんなに難しくはないと思いました。また、Active! gate SSの操作画面も、分かりやすくデザインされているので、Bcc強制変換などのポリシーも簡単に設定できそうでした」と廣瀬氏は印象を語ります。
山本氏もActive! gate SSの採用を決めた理由を次のように評価します。
「Active! gate SSは、Office 365では実現できないメールのセキュリティ対策を強化してくれるので、まさに痒いところに手が届くソリューションでした。また、価格も適正でした。それと管理画面がわかりやすく、運用も楽だと感じました。さらに、短期間で導入できることや、これまでに多くの導入実績があるので、安心して使える点も選択の理由でした」
株式会社中京エレクトロン
営業技術部
ソリューショングループ
廣瀬 茂貴氏
Office 365の共有メールに対応している点を評価
中京テレビの情報システム部が、Office 365のBcc強制変換の対策としてActive! gate SSの採用を決めたのは、2015年4月でした。そして、全社規模のOffice 365の利用開始は、一ケ月後の2015年5月となっていました。
「採用を決めてから、Bcc強制変換が弊社のカットオーバーに間に合うのかどうか、少し不安がありました。しかし、実際にトランスウエアの方に協力していただいて、Active!gate SSとOffice 365の連携は、ほんの数分で完了しました。その後、カットオーバーに向けたBcc強制変換の設定や、その他のセキュリティ・ポリシーの登録なども、2時間足らずで終わりました。一緒に作業させていただいて、Active! gate SSは本当に操作が簡単だと実感しました。また、これなら自分たちでも運用していけると安心し、自信も持てました」と山本氏は導入の経過を語ります。
Active! gate SSは、管理画面からの設定だけで、Bcc強制変換のオン/オフを切り替えられるので、コネクタやセキュリティ・ポリシーなど必要な条件を事前に登録しておけば、カットオーバーと同時に利用できるようになります。
「実際に運用を開始してから、便利だと感じたのは、Office 365の共有メールボックスへの対応でした。視聴者プレゼントなどで利用するメールアドレスは、個人のアドレスではなく番組などで共有している代表アドレスを使います。そうした共有アドレスにも、Bcc強制変換が機能するので、現場の担当者も安心して使えるようになりました」
また、導入後の成果について、中京エレクトロンの営業技術部システム技術グループの亀井直美氏は、次のように評価します。
「セキュリティ関連のソリューションは、ユーザーに知られないうちに機能していることが当たり前なので、具体的な現場からの反応というのはわからないのですが。わたしはヘルプデスクとしてユーザーからの問い合わせを受けているので、カットオーバー直後に何も問い合わせがなかったことで、Bcc強制変換はうまく機能していると受け止めています」
さらに、Bcc強制変換を実行するしきい値について、廣瀬氏が補足します。
「カットオーバー当初は、10以上の外部アドレスがあるメールには、強制的にBcc変換を実行していました。ただ、それだと一部の部署で、大勢の外部スタッフと同時にメールをやり取りするときに、困るという意見が出ました。そこで、現在は20以上にルールを変更して、大きな混乱もなく運用しています」
株式会社中京エレクトロン
営業技術部
システム技術グループ
亀井 直美氏
今後は一時保留や添付ファイルの暗号化なども適用していく
「Bcc強制変換の成果には、とても満足しています。ただ、せっかくActive! gate SSを導入したので、その他のセキュリティ機能も利用していきたいと計画しています。特に、送信メールの一時保留や添付ファイルの暗号化は、早い時期に導入したいと考えています」と藤本氏は今後に向けた計画について触れます。
中京テレビのOffice 365導入にとって、最優先の事項はBcc強制変換でした。しかし、クラウド型メールの安全な運用のためには、さらにOffice 365では対応できないセキュリティ対策の強化も求められています。そのために、情報システム部ではActive! gate SSの機能を十二分に活用していく考えです。
「現在は、まだメールを切り替えたばかりなので、ユーザーには使い方を慣れてもらうのが優先だと思っています。ただ、やはり過去には、『間違って送信したメールを取り消したいんだけど』という問い合わせをヘルプデスクで受けたことがあります。Office 365のWebメールでは、まったく時差なく送られてしまうので、それをActive! gate SSの一時保留で対策できれば、ユーザーにも喜んでもらえると思います」と亀井氏は補足します。
Office 365のメール機能をセキュリティ面から補佐する存在として、Active! gate SSはこれからも中京テレビのメール利用に貢献していきます。
「今回の導入は、限られた時間の中で、カットオーバーと同時にBcc強制変換も使えるようにしてもらえた、トランスウエアの迅速な対応には感謝しています。これからも、いろいろな使い方の疑問が出てくると思いますので、そのときにもサポートや提案をいただきたいと願っています」と山本氏はトランスウエアへの評価と期待を語りました。
