株式会社調和技研の人事総務部洲崎真二執行役員は、Active! gate SSを導入した背景について、次のように経緯を説明します。「Alで社会の課題を解決するために、北海道大学の調和系工学研究室から2009年に創業した当社は、設立当時は大学のラボの雰囲気を大切にして、ITスキルの高い開発者が自由にIT機器やシステムを活用していました。創業当時は、外部との連絡にもフリーメールなどを利用して、オープンな雰囲気で研究と業務を実践していました。しかし、Alが一般的に認知されてくると、当社のAlエンジンの需要も高くなり、それに伴って業務も拡大しスタッフも増えてきました。そこで、2019年に業務で利用するクラウドサービスにMicrosoft 365を契約し、メールもExchange Onlineを使うようになりました」

同社のISグループで社内システム全般を統括する梁瀬英司チームリーダは、Microsoft 365のメールを利用してきた課題について、次のように振り返ります。「従業員が増えてくると、研究者だけではなく管理部門のように業務でMicrosoft 365を利用するスタッフも多くなりました。そのため、以前はITスキルの高い各自に任せていたメールの情報セキュリティの保護にも、何らかの対策が必要になると考えるようになりました。具体的には、メールから情報が漏れないようにする誤送信防止と、PPAP対策をしつつ添付ファイルを安全に送付するテクノロジーの導入を検討しました」

インフラチームで社内のITシステムの導入や運用に携わり、誤送信防止とPPAP対策のテクノロジーを探していた渡辺研ー氏は、Active! gate SSとの出会いについて、その経緯を説明します。「当社の開発者が、以前からクオリティアのエンジニアと交流がありました。その彼から、Active! gate SSという誤送信防止のソリューションがあると聞きました。そこで、資料を取り寄せてマニュアルを読んだりサンプルの画面を見てみたところ、これならば当社の希望するセキュリティ対策を施せると考えました」とActive! gate SSを知ったきっかけについて話します。

具体的にActive! gate SSを評価したポイントとしては、「最初に感心したのは、設定の豊富さでした。マニュアルで確認したところ、細かく誤送信防止に関する設定ができそうなので、これならば社内の利用者から何か要望が来ても、柔軟に対応できると思いました。また、PPAP対策になるWebダウンロードも魅力的でした」とActive! gate SSを選定した理由について語り、「実際に全員で利用するために3段階の検証プランを策定しました」と渡辺氏は補足します。

3段階の検証プランとは、Active! gate SSの全社的な導入で混乱が生じないように、複数の部門で順番にトライアルを実施する導入計画です。株式会社調和技研では、2022年1月に全従業員分のライセンスを契約し、第1段階の検証として約1ヶ月をかけて渡辺氏の所属するインフラチームがActive! gate SSを利用して、各種の設定を確認し調整を行いました。第2段階では、特定の部署からメンバーを選出して、3月から日常の業務でActive! gate SSを利用してもらいました。渡辺氏は「この2段階目の検証で、貴重なフィードバックを得られました。例えば、誤送信防止を知らせる保留メールの時間差が、利用者によっては長く感じられるというものです。保留メールは誤送信のダブルチェックにとっては重要な意味があるのですが、メールを送信した直後に離席したり外出したりする社員にとっては、見逃してしまう心配もあるというのです。そこで、クオリティアのサポートに設定方法を問い合わせて、初期値では1回となっている送信保留を確認するメールを30分ごとに30回まで繰り返して送信できるように調整しました」と検証の過程を解説します。

2段階目の検証で得られたフィードバックに対して、インフラチームでは、Active! gate SSの設定を調整して業務が円滑に進む誤送信防止とPPAP対策を整えました。そして、5月から3段階目となる全社員による利用がスタートしました。本格導入の成果について、梁瀬氏は「事前の検証が功を奏したのでしょう。本稼働になってからは、社員からの問い合わせもなくスムーズに導入できました。インフラチームとしては、何事もないのが、もっとも良いことだと評価しています」と話します。

またPPAP対策についても、渡辺氏は「本稼働に入ってから、Webダウンロードが利用できないお客様に対しては、条件判定を追加して、暗号化した添付ファイルに切り替えるなど、柔軟に対応しています。また、Microsoft 365の固有の問題として困ったのは、Outlookからリッチテキスト形式のメールを送信すると自動的に作られてしまうwinmail.datという添付ファイルです。この問題は、クオリティアのサポートに問い合わせて、条件設定を追加しました。それとMicrosoft 365ではメールの文面にインライン画像などがあると、添付ファイルとして認識されてしまうので、そうしたメールを除外するような条件設定も最初から登録されて いて、こうした細かい設定が用意されている点も、Active! gate SSを選んで正解だったと思っています」と評価します。
さらに「運用が軌道に乗ってからは、Active! gate SSのユーザー管理画面を各自が利用できるようにしました。ITスキルの高い研究者が多いので、インフラチームで個別に条件定義などに対応するよりも、ユーザー管理画面を開放した方が、各自で解決できるのです。自己解決のしやすさという点でも、Active! gate SSのマニュアルはとてもよく書かれていると思います」と渡辺氏は補足します。