創業から約40年に渡り、多くの卒業生をアニメーション業界に輩出してきた代々木アニメーション学院では、2017年に「声優アイドル」という新しいアイドルProjectに取り組みました。そのきっかけは、自身もAKB48というアイドルグループに所属する自称「アイドルヲタ」の指原莉乃さんが「自身が理想とするアイドルをプロデュースしたい」という思いからスタートしました。
グループ名の「＝LOVE（イコールラブ）」には、指原さんの「アイドルとはファンに愛されなければいけない。そしてアイドルという仕事も自分が愛さなければいけない」という想いが詰まっています。

また、2017年4月には、代々木アニメーションの芸能コースに特待生として在籍するメンバー9名が、「YOANI 1年C組」というアイドルグループとしてデビューしました。「＝LOVE（イコールラブ）」や「YOANI 1年C組」の誕生をきっかけとして、同学院の情報システム部門では、社内のメールシステムの刷新や強化に取り組んできました。その経緯について、人事総務部 情報システムの大西徹氏は、次のように切り出します。

「約1年前に、社内のメールシステムをOffice 365に切り替えました。WordやExcelなどOffice系アプリケーションとの親和性の高さや、利用者が増加しても柔軟に対応でき、社内統制という面からも管理性能に優れているという判断から、Office 365を採用しました。それと同時に、メールの誤送信防止にも取り組むことになりました」

同学院では、以前からメールの誤送信対策は重要な業務の課題だと捉え、各自が細心の注意を払って運用するように指導を徹底していました。しかし、各自の注意力に依存しているだけでは、誤送信対策が充分ではないとも考えていたのです。そんなタイミングでアイドルグループが誕生し、外部とのメールのやり取りも増えるようになることから、これまでよりも強固な誤送信対策に取り組むようにと、経営トップからの指示が出たのです。その理由について大西氏は「これまでは、学園内でやり取りされるメールの多くが、限られた取引先や在籍中の生徒などが中心でした。

しかし、当学園で『＝LOVE（イコールラブ）』や『YOANI 1年C組』をサポートするようになると、ファンクラブや芸能事務所にマスメディアなど、メールの送信先が拡大します。そして、アイドルの活動に関係したメールの内容が、誤送信で流出するようなトラブルは避けなければなりません。こうした背景から、システムで対応する誤送信防止が求められたのです」と振り返ります。

誤送信防止ソリューションの選定にあたり、大西氏は「複数の製品を検討するのではなく、以前から信頼を寄せていたITパートナーの提案を最優先しました」と説明します。なぜなら「導入までの期間が限られていたので、選定に時間をかけたくなかったのです。また、誤送信の防止と合わせて、メールのアーカイブも導入したいと考えていました。それも、なるべく私たち情報システム部門が煩雑な管理をしないで、アーカイブを簡単に取り出せる仕組みが欲しかったのです」と大西氏は補足します。

そこで、信頼を寄せているITパートナーも「Active! gate SS」と「Active! vault SS」を利用していたこともあり、採用を決めたのです。ITパートナーが、同じシステムを利用していると「もしも、運用面で困ったときには、すぐに機能や設定を教えてもらえ、サポートの面でも安心できると考えました。クオリティアのActive!シリーズは、コストパフォーマンスに優れていると思いますが、わからないことを気軽に問い合わせられる安心感も、隠れたコストメリットだと判断したのです」と大西氏は評価します。

誤送信防止における機能的な選定のポイントについて、情報システムの三國将史氏は「基本的な運用ポリシーは、ITパートナーの設定をそのまま引き継ぐ方法で導入を検討しました。基本ルールは、初めは厳しく設定し、運用を開始してから調整していこうと考えていました。そうした微調整においても、ITパートナーが同じ製品を使っていると、問い合わせしやすいと思いました」と話します。

2017年10月から検討を開始して、情報システム部門では「Active! gate SS」を試験的に利用するトライアルの期間は設けませんでした。その代わりに、ITパートナーのデモンストレーションを見せてもらい、必要な機能が揃っているかを確かめ、翌11月には採用を決めました。
そして同学院では、12月から「Active! gate SS」による誤送信防止と「Active! vault SS」によるメールのアーカイブをカットオーバーしました。