セキュリティ対策を強化するために添付ファイルの暗号化の自動化が必須の課題
株式会社SDモバイルの岸上治取締役は、同社のソリューション事業における取り組みについて、次のように切り出します。「当社は1990年代に携帯電話ショップを主力ビジネスとして事業を拡大してきました。そして2008年に、同じ関西圏で携帯事業を展開していた株式会社城山の100%出資子会社になったことをきっかけに、ショップ展開に加えてソリューション事業を強化する取り組みを始めました。その一環として、2011年にMicrosoftパートナーネットワークに加入し、Silver Portals and Collaborationを取得し、2013年にはGold Small Businessコンピテンシーを取得しました」
同社はMicrosoftのパートナーとして、クラウドを中心としたソリューション事業を展開すると同時に、社内でもOffice 365によるクラウド型メールを利用してきました。その経緯と課題について、営業部の鈴木浩一課長が振り返ります。「マイクロソフトのクラウドメールにしたのは、4年ほど前です。当時はまだ、BPOSと呼ばれていて、自社でソリューション事業を展開するからには、実際にユーザーとして利用してみる必要があったのです。また、当時からすでに自社運用によるメールサーバーにも、限界を抱えていました」
オンプレミスによるメールサーバーの限界について、営業部の武内孝徳主事が補足します。「メールがビジネスの主流になると、メールサーバーにも安定した運用が求められます。そのために、24時間の監視体制を維持するのは大変でした。また、お客様にご迷惑をお掛けすることはなくても、深夜などにハードウェアなどの障害が起きていて、朝出社して復旧する、といったこともありました。そうした問題を解決するために、マイクロソフトのクラウド型メールを導入したのです」
BPOSの導入からOffice 365へと移行し、クラウド型メールによる安定したメールのやり取りを実践してきた同社は、昨年から新たな課題に直面しました。それはセキュリティ対策の強化です。
「当社のお客様には金融機関も多く、以前からメールに添付するファイルは、各自で暗号化して送信する運用ルールを徹底していました。そのおかげで、セキュリティ関連の事故などは発生していなかったのですが、やはり現場からは作業が煩雑で、操作のミスなどが心配だという意見も出ていました」と鈴木氏はメールの暗号化における運用の課題について説明します。
株式会社 SDモバイル
取締役
岸上 治氏
株式会社 SDモバイル
営業部 主事
武内 孝徳氏
オンプレミスでの暗号化対策はコストに見合わないと諦めていたときにActive! gate SSを知る
営業部の三笹純主任は、メールのセキュリティ対策への取り組みについて、過去の取り組みを説明します。「メールに添付するファイルの暗号化を自動化する必要性については、ずっと課題となっていて、一年ほど前から具体的なソリューションを調べていました。実際にお客様からも、添付ファイルの暗号化を実現するソリューションの提案を依頼されたこともあります。そのときには、オンプレミスのシステムで検討したのですが、ハードウェアとソフトウェアの構成で数百万に及んでしまいました。結局、そのオンプレミスのソリューションは採用に至りませんでした。そこで、クラウドで解決できるソリューションがないかと調べていくうちに、Active! gate SSに出会いました」
Microsoftパートナーである同社は、Office 365関連のソリューションを知る機会も多く、そうした情報交換の中で、Active! gate SSを知りました。クラウド型の誤送信防止サービスのActive! gate SSならば、Office 365のクラウド型メールに添付するファイルの暗号化を自動化できると考えたのです。
「お客様に提案する前に、まずは自社でActive! gate SSを使ってみるべきだと考えました。我々も添付ファイルの暗号化で、現場の業務に負担をかけていたので、自動化してどれだけの効果が出るのか、確かめてみたかったのです。また、実際に使って効果を実感できれば、より説得力のある提案をお客様にできるとも考えました」と鈴木氏は導入の理由について話します。
Active! gate SSは、メールの誤送信を防止するために、添付ファイルの暗号化をはじめとして、送信メールの一時保留やBcc強制変換に、送信拒否や時間差配信、そして上司承認と添付ファイルのWebダウンロード機能を提供しています。Office 365など各社のクラウド型メールに対応し、固有のハードやソフトに依存することなく導入できるメリットがあります。
「機能や性能についても、詳細に評価しました。特に注目したのは、条件設定のきめ細やかさでした。例えば、メールに添付するファイルを一律に暗号化してしまうと、社内でやり取りするときに、いちいちパスワードを入れて復元しなければならないので、運用が面倒になってしまいます。それに対して、Active! gate SSではメールアドレスやドメインで条件を判断して、社内のメールに添付するファイルは暗号化しない、というルールを設定できます。こうした運用面での利便性に配慮した、かゆいところに手が届く設計が気に入りました」と武内氏は評価します。
株式会社 SDモバイル
営業部 課長
鈴木 浩一氏
株式会社 SDモバイル
営業部 主任
三笹 純氏
5分で設定を完了してスムーズな運用を開始し送信先ごとにきめ細かい条件を定義
「実際にActive! gate SSを導入してみて驚いたのは、設定の簡単さでした。実質的な導入作業は、わずか5分で完了しました。後は、社員に使い方などを説明するだけでした」と三笹氏は導入のスムーズさに触れます。
Active! gate SSは、Office 365の設定を変更するだけで、すぐに運用を開始できる導入の速さも特長です。事前に、必要なセキュリティ条件を登録しておけば、Office 365の設定を変更したその日から、すぐに使えるようになります。「当社の社員は、プログラムの開発なども行うので、社内のITに対しても要求が厳しいのです。しかし、Active! gate SSに関しては、何の不満も出ませんでした。それだけ、使い勝手が良かったのと、日々の業務を邪魔することなく、円滑に添付ファイルの自動化を行ってくれたのだと思います」と武内氏は導入の効果を話します。
セキュリティ対策だけではなく、添付ファイルの運用の利便性についても、営業部の鷹尾義信氏は、注目しています。「私が取引している建設関連のお客様とは、メールで大容量の添付ファイルをやり取りする機会が増えていました。Office 365では、かなり大きなファイルも添付できるのですが、お客様のメール環境によっては、大きすぎるファイルを受け取れないケースもありました。その問題が、Active! gate SSを導入して、添付ファイルのWebダウンロード機能を使って解決できました」
営業部では、添付ファイルのサイズによる受信制限という問題を、Webダウンロード機能で解決しましたが、その一方で、メールを受信する相手によっては、URLの記述で受信を拒否されるケースもありました。「メールの文面にURLが記述されていると、受信を拒否されるセキュリティ対策を施されているお客様もいます。そういうときでも、Active!gateSSのきめ細かい条件設定によって、送信先ごとにWebダウンロード形式にするか、添付ファイル形式にするかどうかを自動的に設定できるので、運用面での負担が大きく軽減されました」と鈴木氏は説明します。
コストパフォーマンスの高いメールのアーカイブに魅力を感じて、Active! vault SSも採用
同社では、Active! gate SSとあわせてActive! vault SSも採用しています。「Active! gate SSの導入と同時に検討していたのが、Active! vault SSでした。内部統制やコンプライアンスといった観点から、メールのアーカイブは重要な経営課題となっていました。しかし、そのアーカイブもオンプレミスのシステムや多くのクラウドサービスでは、かなり高額な投資が必要です。ところが、Active! vault SSはクラウドサービスとブルーレイディスクへの保管というハイブリッドな方法で、優れたコストパフォーマンスを実現しています。この価格ならば、導入しても負担にならず、なおかつ安心なメールの保管が可能になると判断しました」と鈴木氏はメールのアーカイブの重要性とActive! vault SS採用の理由を振り返ります。
株式会社 SDモバイル
営業部 課長
鷹尾 義信氏
暗号化だけではなくマイナンバー対策でもActive! gate SSの効果を実感し訴求していく
「添付ファイルの暗号化を自動化したことで、これまでよりも安心してメールを使えるようになったと思います。Active! gate SSによる誤送信防止は、今後も他の機能を導入していって、より安全で安心なメールの利用を推進していきたいと考えています。
特に、マイナンバーへの対策は、当社にとっても重要なテーマです。マイナンバーの記載されたメールなどが、誤って外部に送信されたりしないように、Active! gate SSで保護していければと考えています」と岸上氏は今後に向けた取り組みについて触れます。
「Active! gate SSの設定の簡単さと導入の速さは、我々のビジネスにとっても大きなメリットになります。お客様の多くは、暗号化をはじめとして、マイナンバー対策など、メールの誤送信防止への対策は重要だと考えています。しかし、これまでは多額な投資が必要だったために、導入に至らないケースが数多くありました。しかし、Office 365とActive! gate SSの組み合わせであれば、メールの運用が容易になり、同時に誤送信防止やセキュリティ対策も強化できるようになります。さらに、Active! vault SSを組み合わせることで、メールのアーカイブによるコンプライアンス対策も可能になります。これらのソリューションを我々のビジネスとして提案していけるようになれば、多くのお客様に喜んでもらえると思います」と鈴木氏は今後に向けたビジネスの展望について語ります。
