メールの誤送信は経営における重大な危機を招く
企業の購買業務の総合アウトソーシングサービスを提供している株式会社PSIでは、約140名のスタッフが日々膨大な量のメールを顧客企業や関連事業者とやり取りしています。
「当社の業務にとって、メールは重要なお客様との連絡手段です。特に購買戦略に携わるお取引先の多くは、経営トップや役員クラスの方々が中心で、やり取りする内容もお客様企業の業務や経営に関する機密性の高い情報です。それだけに、メールに関する安全性や信頼度の担保は、私がCEOとして赴任してからの大きな経営課題となっていました」と石田氏は切り出します。
同社では、ICTのコストと効率を最適化する目的で、メール環境をG Suiteに切り替える作業を行なっていました。その移行期間中に、メールの誤送信につながり兼ねない操作ミスが発生したといいます。
人的な操作ミスを事前にプロテクトできない環境であったことから、社員教育だけではなく、何らかのシステムによってメールの誤送信を防止する対策が必要であると判断し、情報システム部門に対策を指示したのです」と石田氏はActive! gate SSを採用するきっかけについて振り返ります。
株式会社PSI
代表取締役CEO
石田 典嗣氏
機能とサービスと価格のバランスでActive! gate SSとActive! vault SSを採用
G Suiteを利用する全社員が、メールを誤送信しない対策を命じられたITシステム戦略開発部の坂本氏は、インターネットで資料を集めセミナーや展示会などにも足を運んで、自社に最適なソリューションやサービスがないか徹底的なリサーチを行ないました。
「メール誤送信の防止対策は、当社で必要としている機能を備えているのはもちろんですが、G Suiteと連携できるかどうか、また価格は妥当か、さらに導入を決めてから短期間で構築できるか、といったポイントで製品やサービスを検討しました。その結果、当社にとってActive! gate SSとActive! vault SSが最適だと判断したのです」と坂本氏は採用の経緯と理由について説明します。
Active! gate SSとActive! vault SSは、完全なクラウド型サービスなので、自社でサーバーを構築する必要もなく、G Suiteとの連携も容易です。同社では、上司承認が利用できるActive! gate SSの最上位のプランと、ローコストでメールをアーカイブできるActive! vault SSの組み合わせで、誤送信防止だけではなくコンプライアンスや内部統制にもつながるメールの保存も採用しました。
メールに対する誤送信防止とアーカイブへの取り組みは監査法人からも
評価される
「今回のActive! gate SSとActive! vault SSの導入は、即断即決だったので、トライアル期間を利用しないで、決定から一週間で全社員140名が利用できる環境を整えました。採用を決めてから、その効果を当社の監査法人に報告したところ、非常に高い評価を得られました。
株式上場を目指している当社にとって、経営の見える化はもちろんですが、コンプライアンスへの取り組みとICT投資の最適化は、非常に重要な経営課題です。中でも、メールの誤送信防止やアーカイブによる監査証跡の記録は、適切なICT投資の効果を具現化する取り組みでした」と石田氏は導入の成果について語ります。
さらに坂本氏は、Active! vault SSによるメールアーカイブの技術的な優位性についても補足します。
「G Suiteのメールは、一人あたり25GBまでしか使えません。これでは、当社の利用状況では3年はもたないと思われていました。しかしActive! vault SSを利用すれば、定期的にアーカイブが作成されるだけではなく、そのデータが自動的にメディアとして当社に送られてくるので、運用管理の負担を軽減できる上に、安全な保管も可能になります。ビジネスでG Suiteを日常的に利用する当社にとっては、必須のサービスだと思っています」
時間差配信や上司承認を最大限に活用し全社員のメールへのモラルも向上
「メールの誤送信は、送った直後に『あ、もしかして！』と気がつくことも多いのです。そんなときに、Active! gate SSによる送信メールの時間差配信や一時保留が役に立ったことがあります。またコンプライアンスの観点からも、上司承認というプロセスは有用です」と石田氏は誤送信防止がビジネスの現場で有効に機能している様子を説明します。
Active! gate SSのすべてのオプションを利用できる運用プランを採用した同社では、内部と外部のメール配信に30分の時間差を設けて、メールの内容を社内で事前にチェックできる体制を強化しています。
また敬称漏れや外部ドメイン数のチェックにBcc自動変換や添付ファイルへのパスワード設定なども行なって、外部に送信するメールの信頼性を高めています。
「お客様にご迷惑をおかけしないようにメールを活用するためには、自動化できるところはシステムで対応し、さらにスタッフによる確認という協力し合える仕組みも重要です。全社員がメールの誤送信防止を意識することで、モラルも向上したと思います。また春から新入社員が増えるので、上司承認も活用していく計画です」と石田氏はメールの安全性や信頼性に対する取り組みの重要性と今後に向けた活用の抱負について語りました。
