8年以上前からホテル内でメールサーバーを運用
Gmailを導入する以前の環境について、奥瀧氏は次のように切り出します。
「8年以上前に、ICT室で独自のメールサーバーを構築して、Webメールをホテルのスタッフが利用できる環境を整備してきました。しかし、構築当初はサーバーにかなりの余裕があったのですが、数年前から容量が限界に近くなっていて、維持管理に追われる日々が続いていました」
さらにホテル業におけるメールの重要性について、前田氏が補足します。
「当ホテルでは、およそ半分以上が海外からのお客様になります。そのため、かつてはテレックスやファックスだった海外のお客様との連絡も、メールが中心になっていました。それだけに、メールサーバーの安定した運用やセキュリティ対策は、重要な課題となっていました。いわば、メールが当ホテルにとってのビジネスの生命線といえるほど浸透していたのです」
メールサーバーのクラウド化は重要な課題と考えていた同ホテルのICT室でしたが、2012年5月のグランドオープンを控えて、どのようなクラウドサービスを採用するか、という検討は一時中断となっておりました。
「当時は、基幹システムなどの更新などがあり、メールにまで手が回りませんでした。そこで、グランドオープンの後から検討を始めました。基本はクラウドサービスを利用すると決めていましたが、特にセキュリティ対策やアーカイブなどのサービスが充実しているメールを使いたいと考えていました」と前田氏は導入の経緯を話します。
株式会社パレスホテル
経営企画室室長 兼 ICT室室長
奥瀧 芳雄氏
株式会社パレスホテル
システム管理課
前田 裕二氏
誤送信の防止とメールのアーカイブを必須の要件としてサービスを選定
「カタログを集めたりWeb資料を調べるなど、検討したクラウドサービスは15社を超えました。なぜなら、当ホテルにとってメールの重要性はますます高まるので、できるだけ多くのサービスの中から最適なサービスを選ぶ必要があったからです。また、実際の選定にあたっては多くの条件をつけました。操作性や使い勝手の良さはもちろんですが、セキュリティ性能や機能の充実度、また災害対策としてサーバーが安全に分散されている点や、保存容量なども評価の対象にしました。その中で、特にICT室として重視したのは、メールの誤送信防止とアーカイブでした」と前田氏は選定にあたって検討した条件について振り返ります。
「かつてICT室でメールサーバーを運用していたときには、外部から侵入しようとするウイルスやスパムなどを防御する対策を重視していました。しかしクラウドサービスでは、そうしたメールのセキュリティ対策は、標準で用意されています。そのため、今後は侵入してくる脅威ではなく、内部から外に対して間違ったメールを発信することで、個人情報を漏えいしてしまったり、ビジネスに損害を与えるような事態を防がなければならない、と考えたのです」と奥瀧氏は誤送信防止の重要性について説明します。宿泊されるお客様とのやり取りをメールで行なうことが多く、営業スタッフも取引先の企業とメールを頻繁に交換しているパレスホテルでは、メールを中心としたビジネスのコミュニケーションをこれからも安全に継続していくためには、メールを誤送信しない対策が必須と考えたのです。
「もう一つ、サービスの選定にあたってICT室が重視したのが、メールのアーカイブでした。メールサーバーがクラウド上にあることを考えると、そのデータを確実に保管する方法が必要でした」と前田氏はアーカイブの必要性について話します。
G Suiteの機能を補完するActive! gate SSとActive! vault SS
複数のクラウドサービスを検討し、最終的に2社に絞り込んだパレスホテルのICT室では、メールの保管容量の大きさや、海外にメールサーバーが分散されている安全性などを考慮して、G Suiteの利用をほぼ決めようとしていました。しかし、G Suiteの標準機能では、ICT室の要求する誤送信防止とアーカイブを実現できないとわかったのです。
「Gmailでも、送信したメールを取り消すための時間を30秒だけ設定できますが、それでは実質的に意味がありません。多くのメールは、送信してから数分後に間違いに気がつくのです。またG Suiteを提案してきたシステムインテグレータが用意しているアーカイブサービスは、利用できる期間がフレキシブルではなく、ICT室の運用体制に合わないものでした。この二つの条件をクリアできずに悩んでいるときに、Active! gate SSとActive! vault SSを紹介してもらったのです」と前田氏は誤送信防止とアーカイブサービスを採用した経緯を振り返ります。
期待通りの導入効果に満足し今後もポリシーの設定や安全な
アーカイブに取り組む
「Active! gate SSとActive! vault SSには、それぞれに満足しています。Active! gate SSでは、メールの一時保管を10分に設定し、社内には即時送信を行なって、メールの内容をすぐに確認して、間違いがあれば安全に取り消せるように設定しています。導入当初は、10分間の時差に戸惑うスタッフもいるかと心配していましたが、事前の説明が徹底していたことと、使い始めてみると、すぐに送信できることよりも取り消しができる安心感の方が大事だ、と認識してもらえるようになりました。またActive! vault SSのアーカイブサービスにも、満足しています。利用できる期間が柔軟で、コストが低減可能なアーカイブ期間1年のプランが、当社の運用体制に適しています」と奥瀧氏は導入の成果を語ります。
「アーカイブされたメールは、毎月ブルーレイに記録されて届くので、管理者としてはとても安心できるサービスです。届いたディスクは、金庫に入れて安全に保管していますので、オンライン上でのアーカイブ期間は1年ですが、メディアを廃棄するまでは永続的なアーカイブが結果的に実現できているのです」と前田氏はアーカイブの運用方法などについて補足します。
「今後は、運用の利便性と誤送信防止の安全性をより充実していく予定です」と前田氏は今後に向けた取り組みについて話しました。
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保留メールの確認画面（伏せ字確認）
