同社がGmailを使うようになった背景について、総務部情報企画課で情報システム関連の導入や運用にも携わってきた清水聡課長は、次のように切り出します。

「以前に利用していたメールシステムは、容量に問題があり、使い難いという課題を抱えていました。数多くのキャラクター商品を扱う仕事なので、フィギュアなどの画像データを数多くメールに添付して送信していました。そのため、どうしてもメールのサイズが大きくなっていました。そこで容量を気にしないで利用できるGmailに切り替えることにしたのです」

メールシステムの切り替えに関しては、サイズや使い勝手の課題に加えて、もう一つ重要なテーマがありました。その点について清水氏は「Gmailの導入を決めた当時は、株式上場に向けた準備を進めていました。そこで、内部統制とメールの誤送信防止、そして添付ファイルの暗号化などのセキュリティ対策とコンプライアンスの強化は、必須の課題となっていました」と補足します。

安全で信頼できるメールの運用を実現するために、同じく総務部の鈴木寛之主任は、Gmailに対応したソリューションの選定に取り組みました。その経緯について鈴木氏は「Gmailの切り替えと同時に、Active! vault SSを導入してメールのアーカイブに対応しました。Active! vault SSは保存期間が1年3年5年と選べるなど柔軟性が高く、また、標準対応としてメディアへのバックアップサービスも充実していたので、選定しました」と振り返ります。

同社では、IT専門の部署を置かずに、総務部が社内の情報システムに関して、導入や運用などのサポートを行ってきました。その関係もあり、総務部のスタッフで理解して設定し、運用できるソリューションが選ばれてきました。GmailとActive! vault SSの組み合わせは、アーカイブの運用負担を低減しメディアの定期的な配送により、バックアップなどの作業からも解放されます。そのため、株式上場に向けた内部統制への対応も含めて、限られたIT運用スタッフでも的確なコンプライアンス対応を実現できるソリューションとして評価されています。

2016年3月から、Gmailの導入と同時にActive! vault SSによるアーカイブをスタートした株式会社壽屋ですが、セキュリティ対策に求められる誤送信防止と添付ファイルの暗号化については、半年の期間をかけて検討を行っています。その理由について清水氏は「Gmailの導入時に、我々の希望する通りの運用方法に対応したソリューションが、すぐに見つけられなかったのです」と説明します。同社が求めた誤送信防止の運用は、社内と社外の取引先を区別した送信保留のルール設定と誤送信を防ぐための確実な確認フローを実現するユーザーインターフェースでした。まず、送信保留においては、社内向けのメールは保留することなく送信し、社外に向けては一旦保留して確認するという運用ポリシーの実現が求められていました。また、確認においても「株式上場に向けた内部統制の実現という目的からも、形式だけの確認ではなく、チェックボックスなどが現れてチェックを入れなければ進めない仕組みなど、しっかりと内容の確認ができるシステムを導入したかったのです」と清水氏は話します。

新しいキャラクター商品などの開発では、3年先の流行を先取りした企画や、発売前の新製品の情報などがメールでやり取りされます。こうした情報には、高度な機密性が求められます。そのため、同社の総務部では的確なメールの送信保留と確実な確認フローを実現する誤送信防止ソリューションを必要としていました。鈴木氏は「何社かの誤送信防止を試してみました。その中で、Active! gate SSが当社の求める機能をすべて備えていました」と選定の理由を説明します。